RMA

Return Merchandise Authorization

Die Abkürzung RMA steht für „Return Merchandise Authorization“ (RMA) oder „Return Material Authorization“ und bezeichnet eine vom Lieferanten vergebene Nummer für die Warenrücksendung. Der Kunde ist dabei verpflichtet, vor der Rücksendung der Ware die entsprechende RMA-Nummer anzufordern. So kann die zurückgeschickte Ware beim Lieferanten korrekt zugeordnet werden. Auf dem RMA-Formular ist auch vermerkt, welche Art von Defekt oder Rücksendegrund vorliegt.

Der Kunde hat unabhängig von einer Vergabe einer RMA-Nummer ein Widerrufsrecht. Wenn bei einer Lieferung ein Rücksendungsauftrag vorliegt, ist auf diesem die RMA-Nummer in der Regel bereits vermerkt. Dies ermöglicht eine schnellere und korrektere Retoure.

RMA-Nummer: Bedeutung

Die Vergabe von RMA-Nummern dient der systematischen Rückführung von Waren (Retoure). So wird meist eine schnellere und weniger fehleranfällige Zuordnung sowie Verarbeitung der Retoure erreicht. Für eine effiziente Retoure ist stets eine gut sichtbare RMA-Nummer auf der Verpackung wichtig, da somit in der Warenannahme eine bessere Abtrennung der Lieferung möglich ist.

Die RMA sorgt für eine eindeutige und personalisierte Identifikation, die auf der entsprechenden Ware vor der Retoure befestigt und prinzipiell mit einer Retouren-Begründung des Kunden dokumentiert wird. Damit kann die Bearbeitung von Beschwerden, Reklamationen und Rücksendungen effizienter durchgeführt werden. Bei herkömmlichen RMA-Systemen muss die Beantragung der jeweiligen RMA-Nummer im Zusammenhang mit einer Garantie oder Gewährleistung durch den Kunden erfolgen, die anschließend vom Hersteller oder Händler an den Kunden versendet wird.

Der RMA-Prozess in der Praxis

Mit dem Einsatz von RMA können Händler einen kostenpflichtigen Retouren-Service anbieten, der beispielsweise bereits von Anfang an irreparable von reparablen Waren sortiert und den Hersteller somit deutlich entlastet. Beim Qualitätsmanagement kann die Ware, die wegen eines Defekts zurückgeschickt wurde, mit der Retouren-Begründung präziser geprüft werden.

Wenn der RMA-Prozess in Unternehmen verwendet wird, können sich Unternehmen neben verschiedenen Nummern wie der Chargennummer auch Informationen zum Kunden und zu Details zum bestehenden Defekt anzeigen lassen.